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SOZIALVERSICHERUNG Eröffnung Arbeitgeberkonto

Nach zweimaliger Verschiebung wurde der Prozess „Eröffnung Arbeitgeberkonto“ bei den Krankenkassen zum 01.07.2023 in das elektronische DEÜV-Meldeverfahren aufgenommen.

Erhält eine Krankenkasse von Ihnen als Arbeitgeber erstmalig eine DEÜV-Anmeldung für eine bei Ihnen beschäftigte Person, so fordert sie bei Ihnen die notwendigen Daten zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos an. Im Jahr 2018 gingen gemäß Begründung zum siebten SGB IV Änderungsgesetz rund 19,3 Millionen DEÜV-Anmeldungen bei den Krankenkassen ein. In etwa 10 Prozent dieser Fälle erfolgte seitens der Krankenkasse die Datenanforderung für die Anlage eines Arbeitgeberkontos. Da dieser Prozess ausschließlich postalisch erfolgte, können bei rund 1,93 Millionen Fällen geschätzte 22,2 Millionen laufende Kosten und 1,93 Millionen Euro Sachkosten eingespart werden, sofern der Prozess digitalisiert wird. Dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) erschien dies nicht mehr zeitgemäß und im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung den Arbeitgebern gegenüber nicht mehr vermittelbar. Einsparungen und Vereinfachungen ergeben sich aber auch auf Seiten der Krankenkassen, da der digitale Prozess in das bestehende DEÜV-Meldeverfahren integriert wird.

Der Start des elektronischen Verfahrens

Der Start des elektronischen Verfahrens war bereits für den 01.01.2022 vorgesehen. Aufgrund der bedingt durch die Corona-Pandemie eingeschränkten Ressourcen zur Umsetzung des Verfahrens bei den Arbeitgebern und seinen Dienstleistern hatte das BMAS entschieden, den Verfahrensstart auf den 01.07.2023 zu verschieben.

Im Anschluss an eine DEÜV-Erstanmeldung eines Beschäftigten bei einer Krankenkasse meldet diese per Datensatz „Krankenkassenmeldung“ (DSKK) die Anforderung zur Eröffnung des Arbeitgeberkontos mit dem neuen Abgabegrund 06 „Anforderung Arbeitgeberdaten“ zurück. Das Prozedere ähnelt also dem zuletzt eingeführten Abgabegrund 05 „Anforderung Jahresmeldung“, wobei dieser personen- und nicht arbeitgeberbezogen zurückgemeldet wird.

und zwar dann, wenn in einem ersten eingehenden Beitragsnachweis eine Betriebsnummer angegeben ist, für welche kein aktives Arbeitgeberkonto existiert.

Letztlich ist eine Anforderung auch beim Wechsel der sogenannten Hauptbetriebsnummer möglich. Eine Anforderung aus anderen Gründen ist ausgeschlossen.

Gemäß § 28b Absatz 3b SGB IV haben Arbeitgeber die elektronischen Anforderungen ab dem 01.07.2023 mit der nächsten Entgeltabrechnung ebenfalls elektronisch zu beantworten. Die Übermittlung der entsprechend notwendigen Angaben und (später) auch Mitteilungen über Änderungen erfolgen mit dem neuen Datensatz „Arbeitgeberkonto“ (DSAK).

Die entsprechenden Abgabegründe lauten 01 „Rückmeldung zur Anforderung“ und 02 „Änderungsmeldung“. Während Grund 01 nur auf Anforderung der Krankenkasse zu melden ist, können Änderungsmeldungen mit Grund 02 hingegen ohne explizite Anforderung (und) auch für bereits vor dem 01.07.2023 bei Krankenkassen bestehende Arbeitgeberkonten abgegeben werden. Aus diesem Grund sollten grundsätzlich alle betrieblichen Stammdaten – insbesondere Name, Anschrift und vorhandene Postanschrift beim Arbeitgeber – auf Aktualität geprüft und entsprechend im Entgeltabrechnungsprogramm angepasst werden.

Für die Krankenkasse muss im Prozess ersichtlich sein, ob ein Arbeitgeberkonto zu eröffnen ist oder ob die in der Anmeldung angegebene Betriebsnummer einem bereits bestehenden Arbeitgeberkonto zuzuordnen ist. Um dies zu ermöglichen, muss in DEÜV-Anmeldungen neben der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes zusätzlich die Hauptbetriebsnummer des Arbeitgebers angegeben werden. Dies ist die Betriebsnummer, mit der der Arbeitgeber im Beitragseinzugsverfahren (Beitragsnachweisverfahren) identifiziert wird. Hat ein Arbeitgeber als Beitragsschuldner im Einzelfall mehr als eine solche Hauptbetriebsnummer, so ist in der DEÜV-Anmeldung diejenige Hauptbetriebsnummer anzugeben, unter welcher die Beiträge für den angemeldeten Arbeitnehmer im Beitragsnachweisverfahren nachgewiesen werden. Für ein vollständiges revisionsfähiges Verfahren ist die Hauptbetriebsnummer in allen Meldungen anzugeben.

Zur Rückmeldung von fehlerhaften Meldedaten seitens der Krankenkasse existiert zusätzlich ein Datenbaustein DBFE „Fehler“. Dieser beinhaltet die Angabe des fehlerhaften Datenbausteins sowie die Fehlernummer.

Auf Anforderung der Krankenkasse sind vom Arbeitgeber mindestens die Datenbausteine „Grunddaten“ (DBGD) sowie „Wahlerklärung für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1“ (DBWU) zurückzumelden. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber der Krankenkasse eine abweichende Korrespondenzanschrift (via DBKO), einen von ihm bevollmächtigten Dienstleister (via DBDL) und/oder eine Ermächtigung zum Lastschrifteinzug für fällige Beiträge (via DBSL) mitteilen (SEPA-Mandat). Ein späterer Widerruf des SEPA-Mandats kann hingegen nicht über das Meldeverfahren mitgeteilt werden, sondern bedarf weiterhin der Schriftform. Wichtig: Auch eine Stornierung eines bereits übermittelten Datenbausteins DBSL führt nicht zum Widerruf eines bereits erteilten SEPA-Mandats!

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