Sozialversicherung Ab 2026: Entsendebescheinigungen für Abkommensstaaten nur noch elektronisch

Immer mehr Unternehmen entsenden ihre Mitarbeitenden zeitweise ins Ausland, ob für internationale Projekte, Montageeinsätze oder den Aufbau neuer Niederlassungen.

Ab dem 1. Januar 2026 gilt hierbei eine wichtige Änderung: Bescheinigungen für Entsendungen in sogenannte Abkommensstaaten (zum Beispiel USA, China oder Indien) müssen künftig ausschließlich elektronisch beantragt werden.

Neues Verfahren für mehr Sicherheit und Effizienz

Bislang war die Beantragung dieser Bescheinigungen nur in Papierform möglich. Mit der gesetzlichen Neuregelung nach § 106c SGB IV wird das Verfahren nun vollständig digitalisiert.

Ab 2026 gilt daher:

Anträge sind ausschließlich über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal einzureichen.
Ausnahme: Ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig, bleibt das Papierverfahren weiterhin bestehen.

Damit schließt Deutschland die digitale Lücke zwischen den EU-Entsendungen und Entsendungen in Staaten mit Sozialversicherungsabkommen.

Bereits bekannt aus der EU-Entsendung

Arbeitgeber, die Mitarbeitende in EU- oder EWR-Staaten entsenden, kennen das Verfahren bereits:
Die A1-Bescheinigung wird schon seit 2019 elektronisch beantragt und übermittelt. Nun wird dieses bewährte Prinzip auch auf Entsendungen in Abkommensstaaten ausgeweitet.

So läuft das neue Verfahren ab

Nach Eingang des elektronischen Antrags erhalten Arbeitgeber innerhalb von drei Arbeitstagen eine Rückmeldung ebenfalls auf digitalem Weg:

Wird die Entsendung genehmigt, stellt die zuständige Stelle eine elektronische Originalbescheinigung aus.
Diese dient als offizieller Nachweis über den Sozialversicherungsschutz während des Auslandseinsatzes und muss dem Mitarbeitenden vor Antritt der Reise ausgehändigt oder digital übermittelt werden.
Können die Voraussetzungen für eine Entsendung nicht erfüllt werden, wird auch die Ablehnungsmitteilung elektronisch übermittelt.

Das sollten Arbeitgeber jetzt beachten

Damit der Übergang reibungslos gelingt, empfiehlt die mhplus:

Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihr Entgeltabrechnungsprogramm für das neue Verfahren vorbereitet ist.
Informieren Sie Ihre Beschäftigten, die regelmäßig im Ausland tätig sind, über die neuen Abläufe.
Passen Sie interne Prozesse rechtzeitig an, um ab Januar 2026 direkt von den Vorteilen des elektronischen Verfahrens zu profitieren.

mhplus – Ihr Partner für eine sichere Entsendung

Die mhplus unterstützt Sie bei allen Fragen rund um die Sozialversicherung und Entsendung von Beschäftigten.
Bei Rückfragen oder Beratungsbedarf stehen Ihnen Ihre bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner im Firmenkundenservice gerne zur Verfügung.