Sozialversicherung Beitragsnachweise fristgerecht einreichen – Säumniszuschläge ab 2026 vermeiden

Der Arbeitsalltag ist oft geprägt von engen Zeitplänen, personellen Herausforderungen und kurzfristigen Änderungen. Umso wichtiger ist es, Fristen im Blick zu behalten insbesondere bei der Übermittlung der Beitragsnachweise zur Sozialversicherung. Denn ab dem 1. Januar 2026 können verspätet eingereichte Beitragsnachweise auch bei bestehendem SEPA-Lastschriftmandat Säumniszuschläge nach sich ziehen. Die mhplus BKK informiert Sie, worauf es ankommt und wie Sie zusätzliche Kosten vermeiden können.

Wann muss der Beitragsnachweis vorliegen?

Als Einzugsstelle zieht die mhplus BKK die Gesamtsozialversicherungsbeiträge für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ein und leitet diese an die zuständigen Stellen weiter. Grundlage dafür ist der monatliche Beitragsnachweis, den Sie als Arbeitgeber übermitteln.

Der Beitragsnachweis muss spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags eines Monats (0:00 Uhr) bei uns vorliegen.

Liegt uns zusätzlich ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat vor, buchen wir die Beiträge zum gesetzlichen Fälligkeitstermin automatisch von Ihrem Konto ab.

Warum eine Schätzung Säumniszuschläge auslösen kann

Geht der Beitragsnachweis nicht fristgerecht ein, sind wir gesetzlich verpflichtet, die Beiträge zu schätzen. Diese Beitragsschätzung, wird bei bestehendem SEPA-Mandat, fristgerecht eingezogen.

Sobald Ihr tatsächlicher Beitragsnachweis eingeht, verliert die Schätzung ihre Gültigkeit. Ergibt sich daraus eine Nachforderung, fallen auf den Differenzbetrag Säumniszuschläge an. Hier besteht in der Regel kein Ermessensspielraum, da alle gesetzlichen Krankenkassen zur Erhebung verpflichtet sind, auch bei erteilter Einzugsermächtigung.

Anbei ein Beispiel:

Schätzung in Höhe von 1000 Euro
Beitragsnachweis in Höhe von 1300 Euro
Berechnung SZ auf Differenz von 300 Euro

Höhe der Säumniszuschläge

Die Säumniszuschläge sind gesetzlich geregelt (§ 24 SGB IV).
Für jeden angefangenen Monat wird ein Säumniszuschlag in Höhe von 1 Prozent des rückständigen Betrags erhoben.

Dabei wird der Betrag auf volle 50 Euro nach unten abgerundet.

So vermeiden Sie Säumniszuschläge

Um zusätzliche Kosten zu vermeiden, empfehlen wir:

Übermitteln Sie den Beitragsnachweis rechtzeitig vor dem fünftletzten Bankarbeitstag.
Beachten Sie, dass Wochenenden, Feiertage, Heiligabend und Silvester keine Bankarbeitstage sind.
Planen Sie ausreichend Vorlaufzeit ein. Eine Übermittlung erst am fünftletzten Bankarbeitstag ist meist nicht ausreichend.
Nutzen Sie unsere Übersichten zu Beitrags- und Nachweisfälligkeiten.

Sollten kurzfristig technische oder organisatorische Probleme auftreten, sprechen Sie uns bitte frühzeitig an. In vielen Fällen lassen sich Unklarheiten im Vorfeld klären.