Arbeitsrecht Gehaltsabrechnung künftig Digital - BAG hält Verzicht von Papierabrechnung für zulässig

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen künftig auch ausschließlich in digitaler Form zur Verfügung stellen können, und ein Papierversand nicht mehr notwendig ist.

Grundsätzlich sind Arbeitgeber gemäß der Gewerbeordnung verpflichtet, ihren Beschäftigten Gehaltsabrechnungen in Textform zu übermitteln (§ 108 Abs. 1 Satz 1 GewO). Das schließt auch elektronische Dokumente ein, die über passwortgeschützte Postfächer abgerufen werden können.

Eine Verkäuferin in einem Einzelhandelsgeschäft klagte jedoch, da sie ihre Gehaltsabrechnungen nicht über das digitale Postfach, sondern wie gewohnt per Post erhalten wollte. Zunächst gab das Landesgericht ihr Recht und entschied, dass die Bereitstellung in einem Online-Portal nicht ausreicht.

Der Arbeitgeber legte Revision beim Bundesarbeitsgericht (BAG) ein und hatte Erfolg (BAG-Urteil v. 28.01.2025, Az. 9 AZR 48/24). Das BAG entschied, dass Gehaltsabrechnungen, die über ein digitales Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden, die gesetzlich geforderte Textform erfüllen. Die Arbeitnehmer haben bei Gehaltsabrechnungen eine Holschuld, was bedeutet, dass der Arbeitgeber seine Pflicht zur Bereitstellung erfüllt, ohne für den Abruf der Abrechnung verantwortlich zu sein. Es genügt, wenn die Abrechnung digital zur Verfügung gestellt wird. Voraussetzung ist jedoch, dass auch Mitarbeitende ohne eigenen Online-Zugang die Möglichkeit erhalten, die Abrechnung im Betrieb einzusehen und auszudrucken.

Das urteil kann hier nachgelesen werden.