Ab 2027 gilt die euBP ohne Ausnahme Betriebsprüfung wird digital

Die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung (DRV) wird digital. Ab 1. Januar 2027 gibt es bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) keine Befreiungsmöglichkeit mehr.

Arbeitgeber müssen die prüfungsrelevanten Daten elektronisch übermitteln und ihre Entgeltunterlagen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben digital führen.

Arbeitgeber sollten daher jetzt prüfen, ob ihre Systeme und Unterlagen entsprechend vorbereitet sind.

Was ändert sich ab 2027

Die DRV prüft alle 4 Jahre regelmäßig, ob Arbeitgeber die sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben einhalten und Beiträge sowie Meldungen korrekt abgeführt und übermittelt haben.

Bei der euBP werden die erforderlichen Daten elektronisch an die DRV übermittelt und dort mithilfe einer Prüfsoftware ausgewertet. Dadurch können viele Prüfungen weitgehend digital durchgeführt werden. Eine Prüfung vor Ort ist weiterhin möglich, wenn dies beispielsweise aufgrund von Auffälligkeiten oder fehlenden Unterlagen erforderlich ist.

Für Entgeltabrechnungsdaten besteht die Pflicht zur elektronischen Übermittlung bereits seit 2023. Seit 2025 gilt sie auch für die relevanten Daten der Finanzbuchhaltung. Eine Befreiung konnte bislang für bestimmte Zeiträume beantragt werden, für Prüfzeiträume ab 2027 ist dies nicht mehr möglich.

Digitale Personalunterlagen werden zum Standard

Auch die für die Betriebsprüfung relevanten Personal- und Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden. Dazu gehören unter anderem folgende sogenannte begleitende Unterlagen:

Mitgliedschaftsbescheinigung der Krankenkasse
Bescheinigung der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
Nachweis zur Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung
Nachweise zu weiteren (geringfügigen) Beschäftigungen
A1-Bescheinigung und Unterlagen zu Entsendungen
Aufenthaltstitel und Nachweise zur Staatsangehörigkeit
Immatrikulationsbescheinigungen
Arbeitszeitnachweise

Wichtig: Die begleitenden Unterlagen müssen nicht automatisch mit jeder euBP übermittelt werden. Die DRV kann sie bei Bedarf gezielt beim Arbeitgeber anfordern.

Besonderheit bei einem Software- oder Dienstleisterwechsel

Ein Wechsel der Lohnabrechnungssoftware oder des beauftragten Dienstleisters sollte gut vorbereitet werden. Damit bei einer späteren Betriebsprüfung keine wichtigen Daten fehlen müssen die für die nächste Betriebsprüfung relevanten Daten aus dem bisherigen System an die DRV übermitteln.

Das gilt auch dann, wenn beispielsweise lediglich das Lohnbüro oder der Steuerberater wechselt und die eingesetzte Software gleich bleibt.

Die Daten werden von der DRV bis zur nächsten Betriebsprüfung gespeichert. Arbeitgeber sollten die erfolgreiche Übermittlung und die entsprechende Annahmebestätigung zusätzlich selbst dokumentieren.

Tipp: Prüfen Sie Ihre digitalen Prozesse noch vor dem anstehenden Jahreswechsel insbesondere bei bevorstehenden Software- oder Dienstleisterwechseln.

Besonders wichtig sind:

Digitale Entgeltunterlagen: Sind alle relevanten Unterlagen vollständig elektronisch vorhanden?
Systemgeprüfte Software: Unterstützen die eingesetzten Programme die euBP und die erforderlichen Datenübermittlungen?
Datenarchivierung: Ist sichergestellt, dass relevante Alt- und Prüfdaten auch bei einem Systemwechsel erhalten bleiben?
Verantwortlichkeiten: Ist im Unternehmen klar geregelt, wer die euBP vorbereitet und die Datenübermittlung kontrolliert?
Dienstleisterwechsel: Sind die erforderlichen Daten vor einem Wechsel von Software, Steuerberatung oder Lohnabrechnung ordnungsgemäß an die DRV übermittelt worden?
Verantwortlichkeiten: Ist im Unternehmen klar geregelt, wer die euBP vorbereitet und die Datenübermittlung kontrolliert?