Seit Jahren wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) als dreiseitiges und selbstdurchschreibendes Papierformular genutzt. Davon ist eine Ausfertigung für den Arbeitgeber bestimmt, eine für die Krankenkasse und eine weitere für den Versicherten. Spätestens ab Mitte 2022 soll alles anders werden, wenn aus der Papier-AU die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird. Das erfordert zwar von allen Beteiligten eine Anpassung in ihren Systemen, bedeutet dann aber Vereinfachungen und Einsparungen.
Die Anbindung der Arbeitgeber an das elektronische Verfahren erfolgt erst zum 01.07.2022. Bis zum 30.06.2022 sind Arbeitnehmer daher weiterhin verpflichtet, ihrem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit mittels ärztlicher Bescheinigung nachzuweisen.
Auf die Umstellung zum 01.07.2022 sollten sich Arbeitgeber jedoch gut vorbereiten: Denn dann greift die Änderung im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Durch das elektronische Meldeverfahren entfällt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer ab diesem Zeitpunkt die Pflicht zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Dies regelt der neue Absatz 1a Satz 1 EntgFG. Arbeitnehmer müssen sich zwar auch weiterhin unverzüglich bei ihrem Arbeitgeber arbeitsunfähig melden, den Nachweis darüber ruft der Arbeitgeber aber dann über sein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm ab.
Für die Krankenkrankenkassen ist die Teilnahme am Datenaustausch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist für die Krankenkassen schon ab dem 01.01.2022 verpflichtend, denn ab diesem Zeitpunkt können Arbeitgeber im Rahmen eines Pilotbetriebs die AU-Daten bei der Krankenkasse abrufen. Sofern Arbeitgeber Meldungen über Arbeitsunfähigkeitszeiten von den Krankenkassen anfordern, müssen sie dafür den Datenaustausch eAU verwenden. Die Anforderung von AU-Zeiten darf nur über eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen gestellt werden.
Die Umstellung auf die eAU bedeutet für Arbeitgeber auch gleichzeitig eine Anpassung ihrer Prozesse und Abläufe. Um die Einführung der eAU in bestehende Prozesse zu integrieren und alle Beteiligten frühzeitig in die Änderungen einzubeziehen ist eine rechtzeitige Vorbereitung wichtig.
Denn zukünftig überreichen Arbeitnehmer ihren Arbeitgebern nach der AU-Anzeige auch nach dem dritten Tag der Arbeitsunfähigkeit kein ärztliches Attest mehr. Die Information über die tatsächliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit erhalten Arbeitgeber erst durch den Abruf bei der gesetzlichen Krankenkasse des Arbeitnehmers. Die Krankenkasse erstellt nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber, die folgenden Daten enthält:
- Den Namen des Beschäftigten,
- den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit,
- das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
- die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und
- die Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.
Das bedeutet für Arbeitgeber: Ohne einen Abruf aus ihrem Entgeltabrechnungsprogramm werden keine Daten durch die Krankenkasse übermittelt. Erst durch den aktiven Abruf übermittelt die Krankenkasse die Daten der eAU. Dabei ist zu beachten, dass der Abruf nur für einzelne Arbeitnehmer zulässig ist. Ein Abruf für alle Beschäftigten eines Unternehmens - ohne dass diese arbeitsunfähig sind - ist nicht erlaubt.
Die eAU bringt auch weitere Änderungen. Aktuell erfassen Vorgesetzte Fehlzeiten häufig selbst und korrigieren sie im Zeiterfassungssystem, sobald ihnen die Papierbescheinigung vorliegt. Da diese in Zukunft entfällt, muss die Erfassung neu organisiert werden.
Möglich wäre folgende Vorgehensweise: Meldet sich ein Arbeitnehmer bei seinem Vorgesetzten arbeitsunfähig, informiert dieser entweder die Entgeltabrechnung direkt darüber oder hinterlegt im Zeiterfassungssystem z.B. die Fehlzeit "krank ohne AU". Der Datensatz muss anschließend aus dem Zeiterfassungssystem in die Entgeltabrechnung übertragen werden, denn nur dort kann der Abruf der eAU erfolgen. Anschließend muss der Datensatz aus dem Entgeltabrechnungsprogramm an die Zeiterfassung zurückübertragen werden mit der Angabe "krank mit AU" und der Dauer der Erkrankung. Diese Informationen stehen in Zukunft erst nach dem Abruf und der Übermittlung der eAU zur Verfügung.
