Wichtiger Nachweis Elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung (UB) ist für viele Unternehmen ein wichtiger Nachweis gegenüber Auftraggebern und Behörden. Sie bestätigt, dass ein Arbeitgeber seinen sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen ordnungsgemäß nachkommt.

Seit dem 1. Januar 2024 wird die Bescheinigung ausschließlich über ein elektronisches Antrags- und Ausstellungsverfahren nach § 108b SGB IV beantragt und bereitgestellt. Seit dem 1. Juli 2026 wurde dieses Verfahren nun um weitere praktische Funktionen ergänzt.

Wofür wird eine Unbedenklichkeitsbescheinigung benötigt

Mit der Unbedenklichkeitsbescheinigung bestätigt die zuständige Einzugsstelle unter anderem,

dass ein Arbeitgeber bei ihr geführt wird,
wie viele Beschäftigte gemeldet sind und
dass die Beitragsnachweise und Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß eingereicht beziehungsweise gezahlt werden.

Besonders bei öffentlichen Vergabeverfahren, im Baugewerbe, bei der Arbeitnehmerüberlassung oder im Zusammenhang mit der sogenannten Durchgriffshaftung ist dieser Nachweis häufig erforderlich.

Neu seit Juli 2026: Bescheinigung auch für einzelne Betriebsstätten

Eine wesentliche Neuerung betrifft Unternehmen mit mehreren Standorten oder Betriebsstätten. Künftig kann die Unbedenklichkeitsbescheinigung auch gezielt für eine einzelne Betriebsstätte beantragt werden, sofern der zuständigen Einzugsstelle die entsprechenden Adressdaten vorliegen.

Wichtig dabei: Für die Ausstellung bleibt weiterhin die Beitrags- und Zahlungssituation des gesamten Unternehmens maßgeblich. Eine Bescheinigung wird daher nur ausgestellt, wenn alle sozialversicherungsrechtlichen Pflichten unternehmensweit ordnungsgemäß erfüllt wurden.

Ablehnungsgründe künftig transparenter

Wird eine Unbedenklichkeitsbescheinigung nicht ausgestellt, erhalten Arbeitgeber seit dem 1. Juli 2026 eine deutlich präzisere Rückmeldung. Statt bislang zwei stehen künftig vier Ablehnungskennzeichen zur Verfügung:

Beitragsrückstände bestehen.
Es liegt kein aktives Arbeitgeberkonto vor.
Beitragsnachweise wurden nicht vollständig eingereicht.
Eine erforderliche Vollmacht fehlt oder wurde nicht nachgewiesen.

Die differenzierte Rückmeldung erleichtert es, die Ursache schnell zu erkennen und notwendige Maßnahmen einzuleiten.

Antrag elektronisch stellen – auch als Abonnement möglich

Die Beantragung erfolgt ausschließlich elektronisch über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal.
Arbeitgeber können dabei zwischen einer einmaligen Ausstellung und einem Abonnentenmodell wählen. Beim Abonnement wird die Unbedenklichkeitsbescheinigung automatisch in einem festgelegten Turnus – monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich – erstellt. Das Abonnement läuft grundsätzlich unbefristet und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft beendet werden. Soll zu einem späteren Zeitpunkt erneut eine automatische Ausstellung erfolgen, ist ein neuer Antrag erforderlich.

Zu beachten ist außerdem: Vor Einführung des elektronischen Verfahrens bestehende manuelle Abonnements wurden nicht automatisch übernommen und mussten neu beantragt werden.

Auch Bevollmächtigte können den Antrag stellen

Die elektronische Antragstellung kann selbstverständlich auch durch Bevollmächtigte, beispielsweise Steuerberaterinnen und Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, erfolgen. Während diese ihre Vollmacht in der Regel nicht gesondert nachweisen müssen, gilt für sonstige Dienstleister grundsätzlich eine Nachweispflicht der Bevollmächtigung.

Unser Tipp

Prüfen Sie regelmäßig, ob alle Beitragsnachweise fristgerecht übermittelt und die Sozialversicherungsbeiträge vollständig gezahlt wurden. Nur wenn sämtliche Melde- und Zahlungspflichten erfüllt sind, kann die Unbedenklichkeitsbescheinigung ohne Verzögerung ausgestellt werden. Gerade Unternehmen, die regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen oder Nachweise gegenüber Auftraggebern erbringen müssen, profitieren vom elektronischen Abonnentenmodell und der automatisierten Ausstellung.