Jetzt vorbereiten Entgeltunterlagen ab 2027 nur noch elektronisch

Ab dem 1. Januar 2027 wird die digitale Führung von Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber verpflichtend. Die bisher bestehende Möglichkeit, sich auf Antrag von dieser Verpflichtung befreien zu lassen, entfällt mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Prozesse rechtzeitig an die neuen Vorgaben anzupassen.

Übergangsfrist endet zum 31. Dezember 2026

Bereits seit 2022 sieht die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) grundsätzlich vor, Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Bislang konnten Arbeitgeber jedoch bei der Deutschen Rentenversicherung eine Ausnahmegenehmigung beantragen und ihre Unterlagen weiterhin in Papierform aufbewahren.

Diese Übergangsregelung endet zum Jahreswechsel 2026/2027. Ab dem 1. Januar 2027 ist die elektronische Führung der Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber verbindlich.

Welche Unterlagen künftig elektronisch vorliegen müssen

Die Verpflichtung beschränkt sich nicht nur auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Auch zahlreiche weitere Dokumente, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung oder eine Betriebsprüfung erforderlich sind, müssen künftig ausschließlich digital vorliegen.

Hierzu gehören:

Befreiungsanträge in der Sozialversicherung,
Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudierenden,
Nachweise über Versicherungsfreiheit,
Erklärungen von Beschäftigten sowie
weitere prüfungsrelevante Entgeltunterlagen.

Alle Dokumente müssen elektronisch gespeichert, nachvollziehbar abgelegt und für Betriebsprüfungen jederzeit verfügbar sein.

Einheitliche Anforderungen an die digitale Ablage

Für die elektronische Archivierung gelten verbindliche Vorgaben. Diese betreffen unter anderem die Dateiformate, die Benennung der Dokumente, die Struktur der Ablage sowie die revisionssichere Aufbewahrung.

Die konkreten Anforderungen ergeben sich aus den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Im Rahmen der Betriebsprüfungen wird die Deutsche Rentenversicherung künftig auch die Einhaltung dieser Vorgaben kontrollieren.

Gut zu wissen: Eine nachträgliche Digitalisierung bereits vorhandener Papierunterlagen ist nicht erforderlich. Die Pflicht gilt ausschließlich für Unterlagen und Vorgänge, die ab dem 1. Januar 2027 entstehen.

Jetzt die Weichen stellen

Damit der Umstieg reibungslos gelingt, empfiehlt es sich, die internen Abläufe frühzeitig zu überprüfen. Insbesondere sollten Unternehmen

bestehende digitale Personalakten und Ablagestrukturen überprüfen,
einheitliche Ablage- und Archivierungsstandards festlegen,
Verantwortlichkeiten klar definieren und
externe Lohnabrechnungsdienstleister zeitnah einbinden.

Wer die verbleibende Übergangszeit nutzt, schafft die Voraussetzungen für eine rechtssichere digitale Dokumentation und ist auf künftige Betriebsprüfungen gut vorbereitet.