Bei der Auszahlung einer Einmalzahlung in der Zeit vom 01.01. bis zum 31.03. ergeben sich hinsichtlich der Zuordnung zwei Möglichkeiten. Entweder erfolgt die Zuordnung zum Auszahlungsmonat oder im Rahmen der Märzklausel zum letzten Entgeltabrechnungszeitraum des Vorjahres. Dies gilt dann auch für die Beitragssätze und Beitragsgruppen.
Laufend gezahltes Entgelt ist in jedem Monat bis zur monatlichen Beitragsbemessungsgrenze (BBG) beitragspflichtig. Monatlich sind im Jahr 2022 Beiträge aus höchstens 4.837,50 Euro zur Kranken- und Pflegeversicherung und zur Renten- und Arbeitslosenversicherung aus 7.050 Euro (West) bzw. 6.750 Euro (Ost) zu berechnen.
Bei Einmalzahlungen wird zur Prüfung der Beitragspflicht zunächst die Differenz zwischen dem laufend gezahlten Entgelt und der BBG im Auszahlungsmonat ermittelt. Ist die Einmalzahlung niedriger als die Differenz, ergeben sich keine Besonderheiten. Die Einmalzahlung ist voll beitragspflichtig.
Trifft dies nicht zu, ist eine weitere Prüfung erforderlich. Zunächst ist die Höhe des bisher beitragspflichtigen Entgelts (ab Einstellungstag bzw. Jahresbeginn bis zum Ende des Zahlungsmonats der Einmalzahlung) zu ermitteln. Dieser Betrag wird von der anteiligen Jahres-BBG abgezogen (monatliche BBG : 30 x Anzahl der Sozialversicherungstage bis einschließlich dem Auszahlungsmonat der Einmalzahlung). Dabei werden volle Kalendermonate bei den Sozialversicherungstagen immer mit 30 Tagen angesetzt. Teilmonate (zum Beispiel bei Krankengeldbezug) werden mit den tatsächlichen Kalendertagen als Sozialversicherungstage berücksichtigt.
Im Ergebnis bedeutet das: Je kürzer dieser Vergleichszeitraum ausfällt, desto geringer ist der errechnete Differenzbetrag - und folglich umso geringer der beitragspflichtige Teil der Einmalzahlung. Einige Betriebe zahlen daher ihre Einmalzahlungen bevorzugt in den ersten Monaten eines Jahres aus. Sie möchten damit den Vergleichszeitraum und somit die beitragspflichtige Differenz möglichst gering halten.
Dabei macht allerdings die Märzklausel einen Strich durch die Rechnung. Die Märzklausel besagt, dass in der Zeit vom 01.01 bis 31.03. eines Jahres gezahlte Einmalzahlungen beitragsrechtlich dem Vorjahr zuzuordnen sind, wenn sie im Monat der Auszahlung nicht in vollem Umfang beitragspflichtig werden.
Wird diese Regelung übersehen und werden folglich zu niedrige Beiträge berechnet und abgeführt, muss spätestens bei einer Betriebsprüfung durch die Deutschen Rentenversicherung nachgezahlt werden.
Ist eine in den Monaten Januar bis März gezahlte Einmalzahlung im laufenden Kalenderjahr nicht voll beitragspflichtig, wird sie dem letzten Abrechnungsmonat des Vorjahres zugeordnet – in der Regel dem Dezember. So wird allerdings nur verfahren, wenn bei demselben Arbeitgeber eine Beschäftigung bestand.
Beispiel für die Zuordnung von Einmalzahlungen:
Im Februar 2022 wird eine Einmalzahlung in Höhe von 1.200 Euro gewährt. Das laufend gezahlte Entgelt beläuft sich auf monatlich 4.250 Euro. Weitere beitragspflichtige Einnahmen werden im Januar und Februar nicht erzielt.
Bei der BBG (KV/PV) 2022 in Höhe von 4.837,50 Euro verbleibt monatlich eine Differenz von 587,50 Euro (4.837,50 Euro - 4.250 Euro). Für die beiden Monate Januar und Februar 2022 ergibt dies folglich 1.175 Euro (587,50 Euro x 2).
Lösung: Die Einmalzahlung (1.200 Euro) übersteigt die Differenz (1.175 Euro). Folglich ist sie dem letzten Abrechnungsmonat im Vorjahr zuzuordnen, vorausgesetzt, die Beschäftigung bestand bereits im Vorjahr.
Märzklausel greift: Zuordnung der Einmalzahlung zum Vorjahr
Die Beitragsberechnung aus der Einmalzahlung erfolgt bei einer Zuordnung ins Vorjahr so, als sei sie tatsächlich im Dezember des Vorjahres ausgezahlt worden. Wenn die Beschäftigung im gesamten Vorjahr bestand, wird nun in einem zweiten Schritt ebenfalls geprüft, ob die BBG im Vorjahr bereits vollständig mit beitragspflichtigem Entgelt belegt war oder ob noch eine Differenz besteht.
Die Jahres-BBG und das beitragspflichtige Entgelt sind sich in diesem Fall (bei ganzjährig existierender Beschäftigung für 12 Kalendermonate) gegenüberzustellen. Alternativ – bei späterer Beschäftigungsaufnahme oder Unterbrechung der Beschäftigung - wird eine anteilige Jahres-BBG herangezogen
Achtung: Ergibt sich bei der Vergleichsberechnung im Vorjahr ein niedrigerer beitragspflichtiger Betrag als im laufenden Kalenderjahr, wird dennoch die Märzklausel angewendet. Dies gilt selbst für den Fall, dass bei Zuordnung zum Vorjahr die Einmalzahlung komplett beitragsfrei bleibt.
Würde im vorhergehenden Beispiel das monatliche Entgelt 4.050 Euro betragen, verbliebe eine Differenz von 1.575 Euro (4.837,50 Euro - 4.050 Euro = 787,50 Euro x 2). Die Einmalzahlung (1.200 Euro) würde dann in vollem Umfang in dem Differenzbetrag (1.575 Euro) aufgehen. Infolgedessen wäre sie nicht dem Vorjahr zuzuordnen und im Februar 2022 voll beitragspflichtig.
Wichtig: Wird die anteilige Jahres-BBG für das laufende Kalenderjahr nicht überschritten, ist die Einmalzahlung nicht dem Vorjahr zuzuordnen.
Für die Berechnung der Beiträge zur Sozialversicherung gelten immer die Beitragssätze, Beitragsgruppen und auch die BBG des Monats, dem die Einmalzahlung zugeordnet wurde.
Welche Faktoren gelten bei der Beitragsberechnung?
Die Beitragsfaktoren des Monats Dezember (Vorjahr) gelten, wenn
- eine Zahlung im Rahmen der Märzklausel beitragsrechtlich dem Vorjahr zugeordnet wurde und
-
der letzte bei demselben Arbeitgeber abgerechnete Entgeltabrechnungszeitraum des Vorjahres der Dezember ist.
Ein anderer Monat als Dezember wird herangezogen, wenn der Arbeitnehmende im Vorjahr aus dem Unternehmen ausgeschieden ist und im laufenden Jahr wieder eingestellt wird.
Die beitragsrechtliche Zuordnung einer Einmalzahlung erfolgt immer für alle Versicherungszweige (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) einheitlich. Die Einmalzahlung wird also entweder dem Vorjahr oder dem Auszahlungsmonat des laufenden Jahres zugeordnet. Bei krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmenden bestimmt immer die BBG der Kranken- und Pflegeversicherung die Zuordnung.
Ist erst einmal entschieden, welchem Zeitraum eine Einmalzahlung zugeordnet wird, werden stets die Beiträge für sämtliche Versicherungszweige - einheitlich unter Berücksichtigung der für den Zuordnungsmonat maßgeblichen Bedingungen - berechnet.
Sind Arbeitnehmer wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze krankenversicherungsfrei, ist ausschließlich die BBG der Renten- und Arbeitslosenversicherung maßgeblich. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmende bei einer gesetzlichen Krankenkasse freiwillig versichert ist oder seine Krankenversicherung bei einem privaten Krankenversicherungsunternehmen besteht.
Die ursprüngliche Beitragsabrechnung für den Zuordnungsmonat im Vorjahr wird nun nachträglich "berichtigt". Dazu wird der bisherige Beitragsnachweis storniert und ein neuer Beitragsnachweis erstellt.
Der beitragspflichtige Teil der Einmalzahlung ist durch eine Sondermeldung (GDA 54) zu melden. Der Meldezeitraum ist bei einer Sondermeldung dabei jeweils der Zuordnungsmonat der Einmalzahlung. Erfolgt die Zuordnung einer im März 2022 gezahlten Einmalzahlung im Rahmen der Märzklausel zum Dezember 2021, ist der Meldezeitraum folglich 01.12.2021 bis 31.12.2021.
Eine Berücksichtigung dieser Einmalzahlung zum Beispiel in der Jahresmeldung für 2021 ist in den Meldevorschriften nicht mehr vorgesehen. Einmalzahlungen, die aufgrund der Märzklausel dem Vorjahr zuzuordnen sind, müssen immer gesondert gemeldet werden (Abgabegrund 54).
Einmalzahlungen, die von Januar bis März ausgezahlt werden und im laufenden Kalenderjahr nicht voll beitragspflichtig sind, werden sozialversicherungsrechtlich dem Vorjahr zugeordnet. Vergleichbare Regelungen kennt das Steuerrecht nicht.
Ist eine im März 2022 ausgezahlte Einmalzahlung im Kalenderjahr 2022 nicht voll beitragspflichtig, ist sie dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des Vorjahres zuzuordnen, im Regelfall dem Dezember 2021. Der Arbeitgeber rechnet die Beiträge zwar erst im März 2022 ab, allerdings auf Basis der im Dezember 2021 geltenden Beitragsgruppen und Beitragssätze. Der bereits abgegebene Beitragsnachweis für Dezember 2021 wird korrigiert. Der beitragspflichtige Teil der Einmalzahlung wird mit einer Sondermeldung (GDA 54) und dem Meldezeitraum "01.12.2021 bis 31.12.2021" gemeldet.
Steuerrechtlich gilt das Zuflussprinzip. Die Zahlung erfolgt im März 2022 und ist daher steuerrechtlich auch dem März 2022 zuzuordnen. Lohn- und Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag sind im März 2022 abzuführen. Der Bruttobetrag der Einmalzahlung und die daraus resultierenden Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag sind in die Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2022 aufzunehmen. Daher ist das Steuerbrutto im Kalenderjahr 2022 höher als das Sozialversicherungsbrutto.
Beispiel für die unterschiedliche Berücksichtigung bei Sozialversicherung und Lohnsteuer
Der Arbeitnehmer ist seit Jahren bei dem Arbeitgeber beschäftigt. Das monatliche Arbeitsentgelt beträgt 3.850 Euro. Im März 2022 wird eine Einmalzahlung in Höhe von 3.200 Euro gewährt.
Lösung: Bei der BBG (KV/PV) 2022 in Höhe von 4.837,50 Euro verbleibt monatlich eine Differenz von 987,50 Euro (4.837,50 Euro - 3.850 Euro). Für die Monate Januar bis März 2022 ergibt dies folglich 2.962,50 Euro (987,50 Euro x 3).
Die Einmalzahlung (3.200 Euro) übersteigt die Differenz (2.962,50 Euro). Folglich ist sie dem letzten Abrechnungsmonat im Vorjahr, also dem Dezember 2021 zuzuordnen. Diese Entscheidung gilt einheitlich für alle Versicherungszweige, obwohl im Hinblick auf die Renten- und Arbeitslosenversicherung bereits die BBG für März 2022 in Höhe von 7.050 Euro zur vollen Beitragspflicht der Einmalzahlung geführt hätte.
Unter Berücksichtigung der monatlichen BBG in der KV/PV im Jahr 2021 ergibt sich monatlich eine Differenz in Höhe von 987,50 Euro (4.837,50 Euro – 3.850 Euro). Für das ganze Jahr 2021 ergibt dies 11.850 Euro (987,50 Euro x 12), sodass die Einmalzahlung voll beitragspflichtig wird.
Die Beiträge werden im März 2022 auf der Basis von Dezember 2021 berechnet. Der Beitragsnachweis für Dezember 2021 wird berichtigt. Die bisher für das Kalenderjahr 2021 übermittelte Jahresmeldung mit 46.200 Euro (3.850 Euro x 12) wird durch eine Sondermeldung vom 01.12.2021 bis 31.12.2021 (GDA 54) mit dem Entgelt 3.200 Euro ergänzt. Insgesamt beträgt das für die Sozialversicherung gemeldete Entgelt damit 49.400 Euro (46.200 Euro + 3.200 Euro). Die Lohnsteuerbescheinigung für 2021 enthält die Einmalzahlung nicht. Darin werden lediglich 46.200 Euro bescheinigt.
Für das Kalenderjahr 2022 verhält es sich umgekehrt. Das in der Lohnsteuerbescheinigung 2022 ausgewiesene Steuerbrutto beträgt inklusive der Einmalzahlung 49.400 Euro. In der Jahresmeldung für die Sozialversicherung werden aber nur 46.200 Euro angemeldet.
Für Arbeitnehmende, die regelmäßig im 1. Quartal eines Kalenderjahres Einmalzahlungen erhalten, die jeweils dem Vorjahr zugeordnet werden, ergeben sich diese Unterschiede permanent. Für sie sind diese Differenzen häufig nicht mehr nachvollziehbar.
